Quando traçamos um objetivo, seja ele a compra de um carro, viagem ou até mesmo um imóvel, nos organizamos financeiramente e já começamos a identificar o que não é importante economicamente e logo cortamos esses gastos. Esse deve ser o primeiro planejamento a ser feito, pois se tivermos essa ação logo alcançaremos os resultados.
Na área empresarial, o caminho não é diferente. E numa dessas propostas de racionalização estão os custos com telecom, que muitas das vezes são os responsáveis pelos maiores gastos de uma organização. É importante destacar que custos excessivos devem ser reduzidos e não a qualidade dessa área, pois o uso eficiente das telecomunicações poderá trazer muito mais lucro para sua empresa. E para que você saiba como reduzir e não perder a qualidade, listamos algumas das principais práticas que podem gerar economias significativas, acompanhe:
Analise os sistemas utilizados: avalie os softwares e também os hardwares. Há casos de programas antigos que ficam desatualizados e podem gerar um aumento em sua despesa. Faça uma avaliação do uso de uma versão recente. Muitas vezes, os programas ou equipamentos antigos podem interromper as atividades para manutenção. E tempo sempre significa dinheiro nas empresas.
Elabore uma política de uso de telefonia: o mau uso de telefone por colaboradores é um dos grandes responsáveis pelo gastos em Telecom. Por isso, a definição de uma política de uso é mais do que uma recomendação é uma necessidade. Essas regras devem ser por escrito; sendo claramente comunicadas para todos da organização. Determine que o telefone deve ser de utilização para assuntos da empresa e, caso haja gastos com assuntos particulares, os mesmos devem ser descontados em folha de pagamento.
Um aliado interessante para ajudar a acompanhar os custos com as ligações são os tarifadores. Se trata de uma ferramenta utilizada para acompanhar os custos. A Meso Telecom é referência nesse setor e esse software faz parte do seu portfólio.
O tarifador é fácil de utilizar, além disso é multiusuário, com níveis de acesso controlados por senhas individuais. Possui suporte para instalações em estações da rede, mantendo o banco de dados no computador principal. Sendo que todos os relatórios podem ser vistos em tela, impressos, salvos em algum dispositivo ou mesmo enviado por e-mail.
Uma outra vantagem é que você consegue fazer uma análise de prestadoras de telefonia, assim é possível verificar qual operadora oferece as melhores tarifas para o seu tipo de perfil.
A integração com e-mail é um outro diferencial, pois permite o envio de relatórios via IMAP, SMTP e Lotus Notes (algumas versões).
Para a recuperação dos dados armazenados, o sistema de backup tem seu próprio sistema, o que traz facilidade na geração da cópia de segurança, drives locais ou remotos.
A interface do tarifador é muito simples, assim o usuário consegue realizar o agendamento de tarefas, como: emissão dos relatórios para seus destinatários em dias do mês estabelecidos.
Faça auditoria de sua conta de telefone: as operadoras de telefonia lideram o ranking de reclamações no Programa de Proteção e Defesa do Consumidor (PROCON) e a cada dia, mais consumidores são afetados por cobranças indevidas e taxas de uso, que muitas vezes nem foram estabelecidas no contrato. Para o diretor comercial da Meso, Reginaldo Fernandes, é importantíssimo a verificação da conta, assim é analisado o perfil de consumo e o modus operandi da empresa, para entender quais planos se encaixam melhor e quais são seus principais ofensores, que estão tornando o valor tão alto. Segundo o diretor muitas das pessoas não conseguem fazer essa análise, pois não tem a certeza de cada número discado ou do tempo gasto. Ele destaca que erros acontecem, inclusive na cobrança feita por parte de operadoras. Temos um software que audita sua conta e informa exatamente o que está errado (linha por linha). Ao descobrimos um erro, a empresa nos faz uma procuração, com a qual podemos convidar a operadora de telefonia para uma negociação, e tratar do ressarcimento. Se ela não aceitar, nos termos da Resolução 426 de Dez/05 – Lei das Telecomunicações, você pode exigir o ressarcimento em dobro. Normalmente as operadoras sabem que estes erros acontecem e ressarcem sem discussões, basta você ter acesso a uma ferramenta adequada que demonstre claramente onde estão os erros, destaca Reginaldo.
Para ele, esse tipo de serviço pode ser feito em contas dos últimos cinco anos.
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