Dicas TI: adequando sua estrutura interna para o uso da Videoconferência

Atualizado: Mai 29


A utilização da videoconferência tem crescido muito e a expectativa é que esse número aumente ainda mais. Empresas que utilizam essa tecnologia sentem na prática o benefício e, as que ainda não usam estão perdendo tempo e dinheiro.

Mas, afinal como deve ser a estrutura interna da empresa para a implantação desse sistema? Para ajudar sobre o assunto, o engenheiro de telecomunicações e técnico da Meso – Guilherme Malta listou algumas regras para que a videoconferência tenha todo o sucesso e que cumpra realmente o seu objetivo: a redução de custos. Confira:

- Avaliação e capacidade da rede

Essa deve ser a primeira pergunta que a empresa deve fazer junto ao setor de TI interna: a rede conseguirá suportar o tráfego extra?

Quanto maior for o volume de tráfego que converge na rede, maior também é a probabilidade de se ter problemas na qualidade desse tipo de serviço, o que pode resultar em chamadas e reuniões interrompidas, por exemplo. Tudo isso se traduz na perda de qualidade e produtividade.

É importante destacar que se você escolher uma rede digital integrada (ISDN) ou IP, as regiões com as quais deseja se conectar devem ser verificadas. A rede ISDN costumava ser considerada o padrão para as videoconferências, porém, a rede IP é mais barata e acessível, além de ser a mais utilizada, segundo os padrões atuais.

- Gerenciamento Remoto de Desempenho

O monitoramento permite que você avalie previamente, monitore e solucione problemas de usuários remotos, sabendo como estão utilizando a videoconferência de ponta a ponta, em tempo real, de qualquer lugar. Muitas empresas não fazem esse tipo de monitoramento e, quando assustam o sistema está inativo e atrapalha a credibilidade da instituição e também do profissional que contratou o serviço. Imagine que o diretor da empresa use essa tecnologia e a mesma não esteja funcionando perfeitamente? Por isso, caso sua empresa não faça esse tipo de monitoramento, a empresa responsável pela venda da videoconferência poderá dar esse tipo de suporte. De acordo com Guilherme Malta, a Meso oferece a manutenção em seus serviços, dando a eles a opção de atendimento preventivos. O que ajuda muito a evitar esse tipo de problema, pois segundo ele os contratempos podem ser evitados e superados antes mesmo de trazer um prejuízo a empresa.

- Sistema de isolamento acústico

A acústica na sala de videoconferência é um fator que deve ser analisado com muito cuidado. Salas totalmente de vidro não são indicadas para se montar um espaço de reunião com vídeo, pois a onda mecânica do som reflete no vídeo e ocorre o eco, ou a microfonia. O engenheiro de telecom - Guilherme Malta recomenda que caso haja uma parede de vidro, que a câmera não fique contra esse tipo de material. Ele recomenda que a sala seja de alvenaria e, o isolamento da sala seja eficiente, ou seja, que não absorva barulhos vindos de fora. Os equipamentos oferecidos pela Meso Telecom possuem tecnologia a prova de ruídos.

- Iluminação

Assim como toda a empresa deve ser iluminada, o espaço para reuniões não foge às regras. É aconselhável que se adote luzes de intensidade regulável para melhorar o conforto dos participantes. Fique atento as janelas e lâmpadas, pois as mesmas não podem ofuscar ou trazer algum conflito à visão.

- Prepare o tamanho da sala

Se sua empresa for de grande porte, o ideal é contar com mais de uma sala de reunião. Uma sala de videoconferência pequena deve suportar de duas a seis pessoas confortavelmente, uma sala média deve ter capacidade para seis a doze pessoas. Já uma sala grande consegue acomodar cerca de 20 pessoas ou mais.

- Telefonia

Um espaço adequado de reunião precisa ter um sistema de telefonia bem montado. Atualmente existem diversos tipos de recursos disponíveis no mercado, assim é possível obter múltiplas linhas e ter chamadas de boa qualidade.

- Sistema de POE

POE é a sigla de Power over Ethernet (Alimentação pela Ethernet) e trata-se da utilização de cabos Ethernet para alimentar os recursos existentes na sala de conferência, eliminando a necessidade de tomadas.

Uma outra vantagem é a econômica, pois permite a economia na compra de cabos e manutenção dos mesmos para equipamentos de rede e telefones VoIP. A interatividade e o compartilhamento de arquivos entre os participantes são fatores muito importantes, pois os computadores podem ser conectados numa mesma central de transmissão.

Segundo Guilherme, a preparação da sala de conferência vai desde a escolha dos equipamentos, dessa maneira é importante analisar as funcionalidades e recursos, veja se atenderá às necessidades da empresa e do espaço onde serão instalados. Câmeras, projetores, TVs e câmeras são os itens mais comuns, destaca o engenheiro de telecomunicações.

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