Como os chats corporativos colaboram para a produtividade das empresas?


Junto com a popularização da internet no Brasil, a partir dos 90, vieram os comunicadores instantâneos. As salas de bate-papo foram pioneiras, pois além de priorizar a interação por temas de interesse, cidades ou idades, não exigia muito consumo de banda, que na época era acessada através de internet discada. ICQ e mIRC marcaram a experiência dos usuários que estavam descobrindo a utilidade dessas novas ferramentas, nesse caso era necessário baixar o programa no computador. Depois, vieram os comunicadores online como o MSN e Skype, por exemplo, este último permitindo também comunicação por voz. As redes sociais e e-mails também permitiram que os usuários se comunicassem por meio de inbox – uma caixa pequena que aparecia no canto da tela.

Essas ferramentas possibilitavam que as pessoas se comunicassem instantaneamente, sem a demora de enviar e receber um e-mail ou esperar o retorno via chamada telefônica. A facilidade, eficiência e aceitação dos usuários foram tantas que os comunicadores instantâneos se estenderam para o mundo corporativo. Muitas empresas desenvolveram seu próprio comunicador interno e outras utilizam ferramentas disponíveis no mercado.

Em pesquisa no Portal da IT4CIO com 74 participantes, 68% afirmaram que suas empresas trabalham com chat corporativo. Destes 35% disseram que a ferramenta é muito utilizada pelos profissionais da companhia, já os outros 33% revelaram que a ferramenta não é bem aproveitada. Dos respondentes, 5% informaram que as empresas nas quais trabalham possuem projetos para viabilizar a ferramenta e outros 27% alegaram que a implantação de chat corporativo não é prioridade na empresa.

Para Marcelo Guirra, CIO da LATAM, a ferramenta ajuda no alcance dos objetivos e metas da empresa. “Esta é uma ferramenta de apoio no trabalho colaborativo das equipes, que teve boa aceitação e todos utilizam com frequência; porém, poderia ser mais bem explorada em suas funcionalidades. Atualmente utilizamos mais o chat, chamada por voz e transferência de arquivos”, comentou.

No mesmo sentido, Paulo Roberto Jansen, gerente de TI da Giassi & Cia, vê a ferramenta como facilitador da comunicação interna e comenta sobre a adaptação quanto à cultura empresarial. “Ainda estamos em fase de aculturamento, acreditando ser a fase mais difícil, pois isso gera mudança de paradigma e consequentemente certa resistência. Podemos dizer que ainda não estamos usando a ferramenta da melhor forma possível. As principais funcionalidades utilizadas no momento são conferência e chamadas por voz e vídeo”, contou.

Além dessas funcionalidades citadas pelos CIOs acima, tais como mensagens globais (por grupos ou individuais), conferência (chat em grupo), chat por mensagens de texto, chamada por voz e transferência de arquivos, a ferramenta pode ainda oferecer outros benefícios. Exemplos disso são lista de contatos dividida por unidade, setor e favoritos, acesso remoto e recursos integrados como agenda, calendário, lembretes e alertas e também histórico de conversas disponível para o administrador.

Com essas ferramentas, a produtividade dos colaboradores tem grandes chances de aumentar, assim como a interação entre chefe e equipe pode se tornar mais eficiente, pois com o chat o contato profissional aumenta sem a necessidade de que os funcionários se desloquem para apresentar uma ideia ou tirar uma dúvida, facilitando a troca de informações e a tomada de decisões na empresa. Essa também é uma ferramenta muito utilizada por empresas com diversas sedes ou filiais.

Muito além da troca de mensagens de texto. É importante que a comunicação se mantenha ágil dentro da organização, mas sem perder o foco na segurança e no controle das informações.

A questão do compartilhamento de informações internas da empresa gerou um desafio para os CIOs: como adequá-las às políticas de segurança das empresas? Alguns dos critérios de segurança dos chats corporativos são, segundo Marcelo Guirra, definir qual será o nível de compartilhamento de arquivo, manutenção do histórico das conversas e deixar publicado na política interna da empresa. “Manter o acesso ao histórico pelos administradores sempre causará polêmica entre usuários e TI, mas, se estiver publicado na política da empresa que este ficará sob a guarda de um administrador, não haveria grandes problemas”, comentou.

Já para Paulo Jansen, é importante que os chats corporativos tenham ferramentas de Log para auditoria, se possível com criptografia, que sejam de fácil administração. “Essa ferramenta deve possuir a possibilidade de restringir acessos e contatos não permitidos”.

Ele também reforça a necessidade de deixar claro todas as ações de segurança na área de Tecnologia da Informação e Comunicação para todos os profissionais. “Na política de segurança de nossa empresa, cujo cada funcionário tem a ciência da existência e obrigação de cumprir, nós temos um capítulo que trata especialmente disso, informando que a ferramenta é de propriedade e para uso da empresa, na qual serão armazenadas todas as comunicações, inclusive para fins de auditoria”, contou.

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Fonte: IT4CIO - 03/05/2016 - 14:14 h.

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