As despesas de qualquer natureza sempre devem ser bem controladas pelas organizações. Na verdade, sua redução é um grande objetivo para que estas possam maximizar seus lucros e eficiência operacional. Devido aos avanços da mobilidade somados a globalização as despesas de telefonia estão consumindo grande parte do orçamento de TI. Particularmente no Brasil esta preocupação se tornou ainda mais latente por termos uma das tarifas mais caras do mundo e um sistema de faturamento que apresenta reconhecidamente graves erros. A atual legislação de telecomunicações capitaneada pela ANATEL, não possui regras para padronização das faturas e seus arquivos de detalhamento, deixando a cargo das operadores criar os seus, dando margem as divergências e dificuldades para seu entendimento. Veremos a seguir 04 dos principais motivos para realizarmos este controle:
a) Aumentar Competitividade no Mercado
As empresas de maneira geral buscam formas de reduzir seus custos e de aumentar sua eficiência operacional, gerando uma maior lucratividade para seus acionistas. Quando o tema a ser debatido refere-se à redução de despesas, usualmente já consegue a simpatia da alta direção e alinhamento estratégico imediato, pois este tema sempre foi constantemente inserido dentro dos objetivos da organização.
Para Bolwijn e Kumpe (1990, p. 23) os fatores que mais afetam a competitividade das empesas são: qualidade, tempo, flexibilidade e inovação e custo, sendo este último o de maior influência (vide figura 01). “Sua eficiência refere-se à capacidade da mesma atingir seus objetivos, com a melhor relação custo-benefício, de acordo com os recursos de que dispõe”, ou seja, procura sistematicamente direcionar seus esforços para reduzir seus custos.
Figura-1: Fatores que mais afetam a competitividade das empresa Fonte: Bolwijn e Kumpe (1990)
b) Tarifas Brasileiras entre as Mais Caras do Mundo
De acordo com publicação[1] realizada pela União Internacional de Telecomunicações (UIT), órgão ligado às Nações Unidas, e vinculada por diversos sites especializados em tecnologia, as tarifas de telefonia móvel cobradas no Brasil são as mais caras do mundo em termos absolutos. O artigo ainda destaca que de acordo com o levantamento, que tem como base dados de 2012, o preço por minuto para ligação entre celulares de uma mesma operadora é de 0,71 dólar no Brasil (dados de São Paulo), a mais cara entre os 161 países analisados. Perto do Brasil estão Bélgica e Nova Zelândia, com 0,70 dólar o minuto, e Suíça, com 0,68 dólar. O estudo ainda revela que a carga tributária brasileira seria o principal responsável como fator de encarecimento da telefonia móvel no país.
c) Faturas de Telefonia Contém Erros
A complexidade do sistema de tarifação e contagem de chamadas também conhecido como “billing” resulta da identificação de erros de cobrança de faturamento. Podemos ainda dizer que grandes corporações negociam contratos específicos de maneira global e que nem todos os países locais estão preparados para padronizar em seu sistema.
Estudo recente[2] publicado no jornal Folha de São Paulo e realizado por auditores especializados em análise de faturas, aponta que em média, 12% do valor cobrado dos usuários seria indevido. Os erros mais comuns identificados nesta pesquisa apontam para cobrança de tarifa acima do valor contratado em planos especiais, falhas de medição da duração de ligações interurbanas e internacionais, cobrança de pulsos em excesso em ligações locais e existência de linhas que não foram encomendadas pelos clientes.
d) Visibilidade de Custos e Criação de Métricas
Um dos principais pontos a ser alcançado com a gestão de custos é disponibilização (transparência) de informações que possam ajudar os gestores a tomada de decisão. Em grandes corporações é muito comum gerentes alegarem desconhecer que determinado circuito estava associado a seu departamento ou a um colaborador que acabou de sair da empresa. Por consequência a linha, por exemplo um celular, não tinha suas ligações cerceadas, ficando por meses funcionando podendo ser objeto de uso indevido.
A disponibilização de informações referente a custos deverá ser feita de maneira a ajudar os gestores a rapidamente identificar grandes gastos para tomada de decisão, por exemplo, solicitar o cancelamento da referida linha. O controle de custos fornece históricos que irão possibilitar criação de relatórios sobre gastos individualizados e coletivos que servirão de base para o planejamento e criação de métricas de gerenciamento de despesas.
Segundo Albertin(2008) os benefícios dos usos dos recursos tecnológicos devem ser verificados por meio de métricas que possam vincular com o desempenho empresarial, formando indicadores que poderão estabelecer a relação direta ou indireta entre o uso de TI e o desempenho empresarial.
[1] Disponível em: http://br.reuters.com/article/domesticNews/idBRSPE99700520131008. Acesso em 27/07/2015.
[2] Disponível em: http://www1.folha.uol.com.br/fsp/dinheiro/fi1010200402.htm. Acesso em 27/07/2015.