Sem dúvida, o e-mail é uma ferramenta importantíssima para o trabalho. Mas, há profissionais que afirmam que o excesso dele pode causar estresse e prejudicar o desempenho de outras atividades. E o que também mostra um estudo realizado pela Universidade Católica de Louvain (Bélgica), onde mais de 90% dos funcionários com cargos de gestão acreditam que a quantidade de informações com as quais têm que lidar é muito expressiva, enquanto 70% admitem que já estão incomodados com a perda de tempo. Ainda de acordo com o estudo, um colaborador operacional é interrompido por e-mails e informações profissionais em média a cada sete minutos.
Já uma outra pesquisa realizada pela Radicati (Palo Alto/CA), que reuniu estatísticas e previsões para uso de e-mail de 2015 a 2019, aponta que cerca de 116 bilhões de e-mails foram trocados diariamente nos negócios, e daqui a três anos o número pode chegar a 129 bilhões. O estudo também mostra que um profissional recebe cerca de 76 e-mails válidos por dia, sendo 90 ao todo, contando com o SPAM.
Afinal, quem nunca passou boa parte do trabalho lendo e respondendo e-mails? Para lhe ajudar a ter mais produtividade, a Meso separou algumas dicas que poderão lhe auxiliar no gerenciamento de e-mails, confira:
* Estabeleça horários para leitura e respostas de e-mails: trabalhar com o e-mail aberto pode fazer com que seu trabalho não renda, por isso cheque o mesmo a cada duas horas, ou seja, a cada tarefa finalizada, abra sua caixa de entrada;
* Organize seus e-mails: crie pastas por assuntos ou por clientes: a não segmentação de mensagens faz com que seu e-mail fique desorganizado e você corra o risco de apagar uma mensagem que ainda não teve sua tarefa concluída;
* Redirecione e-mails não essenciais para conta particulares: propagandas e anúncios de lojas ou notificações de redes sociais podem ser redirecionadas para seu endereço pessoal, fazendo assim com que em seu endereço eletrônico corporativo seja tratado apenas de assuntos· relacionados ao trabalho. Em alguns casos dessas mensagens há a opção de cancelamento de recebimento;
* Tenha como meta a caixa de entrada vazia: ou seja, direcione os assuntos para as pastas corretas. Dessa maneira, você mantém a caixa de entrada limpa, facilitando a organização e possibilita uma melhor visualização das mensagens novas.
Por último, essa é uma das dicas mais valiosas e merece um destaque:
* Incentive seus colaboradores e colegas de trabalho a enviarem menos e-mail: uma solução para reduzir e-mails e manter a comunicação são as ferramentas de colaboração, ou também chamado de aplicativo corporativo de bate papo.
A Meso é referência em Comunicação Unificada e diante dessas situações, a empresa tem apresentando uma solução poderosíssima baseada em nuvem de Comunicação Unificada como serviço (UCaas) e Plataforma de comunicação em nuvem como serviço (CPaas) de nível corporativo, que conecta pessoas e sistemas. O Rainbow da Alcatel-Lucent pode lhe ajudar a melhorar os processos e desempenho da sua empresa. A solução possui uma abordagem de nuvem híbrida, além disso é uma forma global de colaboração e comunicações nos negócios, atendendo às necessidades específicas de todo tipo de cliente.
O Rainbow também possibilita espaço de armazenamento, dessa forma diferentes arquivos podem ser acessados por usuários distintos. Ao contrário dos anexos trocados por e-mails, as soluções colaborativas garantem que profissionais da empresa trabalhem sempre com os documentos mais atualizados. E além das triviais funcionalidades de compartilhamento e edição online de documentos, oferecem ainda recursos de mensagens instantâneas, videoconferência e VoIP. E principalmente, uma outra vantagem é a redução de e-mails, pois com ele você pode informar sobre uma determinada ação no trabalho, dispensando o envio de e-mails e informando instantaneamente o receptor.
As facilidades não param por aí e de acordo com o Líder Técnico da Meso, Jeremias Marques a empresa não vende apenas a solução, mas também utiliza o Rainbow. E de acordo com ele, houve uma redução expressiva no e-mail e uma maior agilidade na troca de informações. Além de oferecer voz, vídeo, mensagens, conferências, mobilidade, rede social e compartilhamento de arquivos em uma única plataforma com uma visão unificada, finaliza o líder técnico.
Agende agora uma reunião com nossos consultores e saiba mais como o Rainbow pode trazer agilidade e melhoria no desempenho de seus colaboradores (31) 2526-5111 ou envie um e-mail para contato@mesotelecom.com.br