Como Criar uma Sala de Videoconferência Eficiente
Uma sala de videoconferência deve ser projetada de forma a garantir uma comunicação clara, eficaz e sem interrupções. Para criar um ambiente ideal, alguns elementos são essenciais, tanto em termos de infraestrutura quanto de boas práticas.
A Meso é referência nacional em comunicação unificada e junto a Yealink já ajudou várias empresas a implantarem uma sala de reunião excelente.
Abaixo, listamos as principais características para que você crie uma sala de videoconferência eficiente, confira:
Sobre o ambiente físico
Silêncio e tranquilidade: escolha um local isolado de ruídos e distrações externas. Evite áreas de grande movimento, como corredores ou locais próximos a espaços de trabalho movimentados. Mas, a Yealink traz alguns recursos de IA que podem ajudar a sua sala de reunião. É o caso da Acoustic Shield, que é uma verdadeira cerca de vídeo, onde você pode marcar os limites de um espaço de reunião virtual. Dessa forma, seus colegas só veem e ouvem o que está dentro da área determinada, mantendo o foco somente no seu ponto. Outro recurso ofertado seria o áudio full-duplex de alta qualidade com cancelamento de ruído aprimorado por IA e supressão de reverberação.
Espaço adequado: a sala deve ser espaçosa o suficiente para comportar todos os participantes de forma confortável, sem que as pessoas fiquem muito próximas ou distantes umas das outras. A Yealink também pode ajudar com alguns recursos como:
IntelliFocus: esta funcionalidade de IA ajusta automaticamente o foco da câmera para destacar os palestrantes ativos, proporcionando uma experiência de reunião mais envolvente.
Auto Framing: é uma função que ajusta automaticamente o ângulo e a ampliação da câmera de videoconferência. O objetivo é que todos os participantes apareçam na tela no tamanho e proporção adequados.
Picture in Picture (PiP): é um modo que permite exibir simultaneamente uma imagem panorâmica e um close-up do orador. O recurso é útil para manter o foco no que está sendo falado, mesmo se o orador estiver distante. O PiP da Yealink separa o orador em uma janela individual, que exibe um close-up. Quando ninguém fala, a janela retorna para a visão panorâmica.
Multi-focus Framing: nesta configuração todos os rostos podem ser vistos de forma clara em quadros, não causando distrações quando se há fundos de sala desorganizados ou com itens que possam distrair a atenção.
Recurso Multi-Focus Smart Gallery (somente no ZOOM): esta configuração mostra 3 (três) quadros de vídeos, um panorâmico, do atual falante e do último falante.
Crie e mantenha um lugar organizado: o ambiente deve estar arrumado, pois a desordem pode desviar a atenção e prejudicar a imagem profissional durante a videoconferência. Mantenha o espaço limpo e com objetos e materiais organizados.
Um acessório que pode ser colocado na entrada das suas salas de videoconferência para deixar suas reuniões mais organizadas é o RoomPanel. Trata-se de um dispositivo profissional (ele parece um tablet que pode ser colocado em paredes, portas ou vidros) e funciona como uma sinalização digital para agendamento de salas de reunião e conferências multifuncionais. Dessa forma, seja presencialmente ou pelas plataformas ZOOM ou Teams, os usuários conseguem ver a disponibilidade daquela sala e realizar o check-in e check-out. Facilitando o agendamento e uso de salas compartilhadas. Quando a sala está vazia, o equipamento fica com sua lateral verde. Quando está ocupado, a barra de status fica vermelha. Essas iluminações são de alta visibilidade de qualquer ângulo de visão.
Escolha com cautela os equipamentos para sua sala de videoconferência: caso você não saiba o que pode conter na sua sala, a equipe da Meso, pode te ajudar. É importante que você se atente para algumas especificações, como: tipo de mesa, alvenaria/vidro/madeira, tipo de piso e etc. Tudo isso, pode influenciar nos tipos de equipamentos.
Sobre a câmera: a recomendação de câmeras de alta definição (1080p ou superior) para garantir uma imagem nítida. Aposte nos recursos de IA, como explicamos acima (IntelliFocus, Speaker Tracking, Multi-focus Framing, Picture in Picture (PiP), Auto Framing e etc).
Sobre o microfone: opte por microfones de qualidade, com cancelamento de ruído, para evitar áudio abafado ou eco. A Yealink por exemplo, traz modelos sem fio. Ideal para quem tem problema com fiação no ambiente ou deseja deixar o local mais organizado.
Coloque uma controladora na mesa: esse equipamento funciona como se fosse um controle remoto e um tablet. Ele é emparelhado com um terminal de videoconferência. Dessa forma, as operações de suporte, como atender ou desligar chamadas para reuniões, proporcionam uma experiência de reunião fácil e rápida.
Controladora de mesa (CTP18) Invistas num equipamento para compartilhar conteúdo: elimine cabos e opte por um equipamento, como o WPP30 da Yealink, que através de um toque já exibe na tela o conteúdo desejado. Ele traz funcionalidades avançadas, como convite de participantes e gravação de conferências.
Conectividade e tecnologia: tenha uma conexão de internet rápida e estável para evitar quedas ou interrupções durante a videoconferência.
Escolha um software de videoconferência: as mais usadas são o Zoom e Microsoft Teams.
Saber usar o equipamento: a Meso além de treinar os clientes, ainda entrega um display com QR Code e com a logo do cliente. Esse material fica na sala de reunião dos clientes é o intuito é fazer com que ele tire as dúvidas de maneira rápida.
Boas Práticas de Etiqueta
Desligue seu microfone quando não estiver falando: isso ajuda a evitar ruídos de fundo e mantém a chamada mais limpa.
Câmera ligada: mantenha a câmera ligada para manter a interação visual, algo fundamental para a comunicação eficiente em videoconferências.
Interação visual: Olhe para a câmera, não para a tela, para criar um contato visual mais direto com os participantes.
Cuide da postura: Fique sentado de forma confortável e profissional, de modo que a câmera capture apenas você de forma clara.
Ergonomia
Mobiliário confortável: use cadeiras ergonômicas e uma mesa adequada para para garantir conforto durante longas reuniões de videoconferências.
Organização do espaço: mantenha os cabos organizados ou invista em equipamentos sem cabos, como é o uso de microfones e compartilhador de conteúdo da Yealink.
Ao seguir essas recomendações, você pode criar uma sala de videoconferência que maximize a comunicação, a produtividade e a experiência dos participantes. E a Meso pode te ajudar a montar uma sala de videoconferência.
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