Devido ao Covid-19, muitas empresas foram obrigadas a implantar rapidamente o home office em seu formato de trabalho. Além dos gestores, a área de TI vive um grande desafio: fazer com que demais colaboradores se adaptem rapidamente as tecnologias. Mas, como fazer com que sua equipe use as soluções e que sua área consiga desenvolver melhor o trabalho de TI? A Meso é referência nacional em comunicação unificada e para lhe ajuda trouxe algumas dicas, confira:
1 – Conscientize a todos: em parceria com os gestores de cada área e também com o marketing da empresa, faça campanha sobre dicas de home office. Destaque a importância de o profissional escolher um local confortável e tranquilo. Afinal, condições inadequadas e interrupções levam a perda de produtividade.
2 – Promova um treinamento: certifique-se que todos estão conseguindo programas de acesso remoto, como: LogMeIn, Team Viewer.e AnyDesk. Já na área de telefonia é importante contar com uma empresa que ofereça manutenção e acompanhamento. A Meso por exemplo, realiza visitas preventivas mensais a clientes que possuem contrato técnico. Mesmo, a empresa não acionando os técnicos, os mesmos realizam todo o acompanhamento. Além disso, nossa equipe acompanha tudo pelo NOC – (do inglês network operations center, significando centro de operações de rede).
3 – Oriente os colaboradores a usarem equipamentos da empresa: isso ajuda principalmente na questão do uso de ferramentas de segurança de dados, proteção e rastreabilidade. É importante o acesso com senhas.
4 – Use ferramentas de colaboração: muitas empresas estão usando o WhatsApp como uma ferramenta de troca de informações. As principais dificuldades estão as questões dos limites de privacidade, uma vez que, na maioria dos casos, a ferramenta está instalada nos aparelhos pessoais dos funcionários. De acordo com o Instituto Brasileiro de Geografia e Estatística (IBGE), 95% das pessoas que possuem celular já utilizam aplicativos de mensagens para se comunicar, inclusive no trabalho. Muitas vezes, o WhatsApp se torna um canal de comunicação oficial nas corporações, principalmente quando gestores fazem parte de “grupos”. Vale destacar que a utilização dessas ferramentas por empresas, exige cuidados, como: limites de privacidade, visto que na maioria das situações a ferramenta está instalada nos aparelhos pessoais e assim o gestor não consegue mensurar se realmente assuntos de trabalhos estão sendo tratados. Diante dessa situação, a Alcatel-Lucent criou o Rainbow, que é uma solução baseada em nuvem de Comunicação Unificada como serviço (UCaas) e Plataforma de comunicação em nuvem como serviço (CPaas) de nível corporativo, que conecta pessoas e sistemas.
Com uma abordagem de nuvem híbrida, o Rainbow oferece uma solução global para colaboração e comunicações nos negócios, atendendo às necessidades específicas de clientes, desde pequenas e médias empresas, que exigem mobilidade economicamente viável, até organizações multinacionais que desejam um padrão único para comunicações em seu ambiente complexo de TI, que atenda a toda sua extensão geográfica que se integre aos seus processos de negócios. Com o Rainbow sua equipe consegue compartilhar documentos, diminuindo assim o uso de e-mails, o que faz com que a produtividade seja maior. Você consegue separar grupos por projetos, além de ser um chat, o mesmo é telefone e também um vídeo. A Meso gostaria de ofertar uma demonstração gratuita dessa solução. Solicite aos nossos especialistas o acesso!
5 – Utilize a videoconferência: essa solução é de fácil manuseio e de grande importância. A mesma faz com que seus colaboradores fiquem sempre próximos. Promova um treinamento e mostre a todos a importância dessa solução, que além de derrubar barreiras geográficas fará com que os custos com viagens e deslocamentos sejam reduzidos. Dentro da videoconferência também podem ser criadas salas. Assim você pode criar os setores da sua empresa e acompanhar o uso e a produtividade de toda a equipe.
A Meso conta com profissionais altamente qualificados na área de voz, dados e vídeo. Por isso, a maneira que demonstram a eficácia e qualidade das soluções é através das demonstrações da videoconferência. E sua empresa? Já utiliza essa tecnologia? Se você ainda não usa, a Meso está disponibilizando gratuitamente o uso de 14 dias dessa solução.
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6– Crie uma agenda - estilo onboarding: é o termo que designa o conjunto de procedimentos que têm como objetivo adaptar e capacitar os profissionais recém-ingressados em uma empresa na cultura dela. A área de TI pode elaborar dicas para que os sistemas, programas da empresa sejam usados da melhor maneira possível. Como o pequeno exemplo abaixo de dicas para usar a videoconferência:
Só abra o microfone da sua câmera quando for falar. Dessa forma, você evita situações como: cachorro latindo, alarme do portão do prédio, bebê chorando e etc.
7 – Fuja dos desvios de ramais e implante a telefonia em nuvem na sua empresa: nesse momento de urgência muitas empresas que possuem o antigo PABX, estão desviando seu ramal para um outro número externo, mas o principal problema nesse caso é que essa transferência, traz um custo para quem recebe. Pois, é considerado ligação feita.
Um outro problema que pode surgir é, o número ser desviado para um fixo e uma outra pessoa atender sem a saudação da empresa. Imagina, que falta de profissionalismo!
Esse recurso também faz com que duas linhas sejam ocupadas ao mesmo tempo, assim se sua empresa possui trinta linhas e se quinze clientes ligarem ao mesmo tempo, todas estarão comprometidas. E o 16º não conseguirá falar com nenhum atendente.
Algumas instituições também estão criando um ramal remoto via VPN (Rede Virtual Privada), mas tenha cuidado! Se sua empresa não possui segurança de dados, suas informações e custos com ligações podem passar por invasões.
A Meso conta com profissionais certificados e experientes para lhe ajudar no suporte técnico e também nessa migração de PABX antigo para a telefonia em nuvem. Com esse sistema, sua empresa tem toda segurança, mesmo número de telefone, que pode ser atendido em qualquer lugar, seja na empresa ou home office e além disso sua equipe pode realizar esses atendimentos via smartphone, computador ou tablet.
Ofereça flexibilidade, mobilidade, segurança e reduza custos com a telefonia em nuvem da Meso.
Sabemos que o momento atual exige o compromisso e esforço de todos, mas para a área de TI é importante contar com um parceiro sério e com as melhores marcas, por isso converse com nossos especialistas e comprove como nossas soluções vão lhe ajudar!
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