Guia: reduza custos através de soluções e cuidados na área de TIC


- Fique atento ao consumo da conta telefônica: procure conscientizar seus colabores sobre os gastos com o telefone, informando que abusos serão descontados e que sua empresa passará a auditar a conta telefônica. Muitas ligações podem não estar sendo para o benefício do seu negócio, e sim para o benefício pessoal do seu funcionário. Contar com um Servidor de Comunicação personalizável, que tenha uma excelente tabela de definição de Rotas de Menor Custo com pelo menos 40 rotas possíveis, configuráveis de acordo com a franquia das operadoras de telefonia. Que possibilite a utilização de Códigos PIN (Personal Number Identification ou Número de Identificação Pessoal), que vai exigir que os colaboradores utilizem códigos pessoais antes de fazer uma ligação.

A utilização de um Software de gestão T.E.M (Telecom Expense Management) ou Gestão dos Gastos de Telecom, que possibilita a gestão completa de todo parque de telefonia fixa e móvel, dados, SMS, incluindo roaming internacional e recursos digitais e que aponte os possíveis abusos e as discrepâncias da conta telefônica, além de inventário de aparelhos com respectiva utilização. São maneiras de garantir que a conta telefônica não vai trazer custos não planejados.

Não se esqueça de pesquisar também outras operadoras. As tarifas variam muito, por isso, o consumidor pode encontrar um plano de outra empresa que seja mais vantajoso. No site da Anatel (Agência Nacional de Telecomunicações) o consumidor pode simular o custo das chamadas nacionais e internacionais, já incluso o valor dos impostos.

- Invista em Videoconferência: os principais benefícios dessa solução estão nas reduções de custos de deslocamento, estadias e de tempo. Isso devido à diminuição do número de viagens, a economia de tempo, pois evita o deslocamento físico dos participantes e também garante maior agilidade na tomada de decisões.

- Utilize Comunicação Unificada (UC): a comunicação unificada vem do termo em inglês Unified Communicationns (UC). Ela possibilita oferecer aos usuários uma única plataforma para acessar as ferramentas de quaisquer dispositivos. Através dessa tecnologia, os funcionários podem ouvir mensagens de voz, responder e-mails, ler posts nas redes sociais, enviar e receber fax, e participar de conferências de vídeo a partir de uma única aplicação, seja no escritório ou na estrada. Com as comunicações unificadas, a sua empresa gerenciará sistemas através de uma única interface, evitando assim o monitoramento de sistemas múltiplos e a ociosidade de uma ferramenta contratada.

Um outro benefício é que os colaboradores ganharão agilidade. Visto que poderão trabalhar a partir de qualquer lugar, desde a mesa de trabalho como até mesmo através de um smartphone. Os gestores poderão alcançar os membros de sua equipe se estes estiverem trabalhando em casa, na estrada, ou visitando um cliente.

A implementação de comunicações unificadas exige pesquisa, planejamento, esforço e treinamento mas, realizada com cuidado traz um excelente resultado para a empresa.

- Chipeiras: As Chipeiras ou Gateways GSM são equipamentos que permitem o roteamento direto entre redes IP, digitais e analógicas para as redes GSM de telefonia celular. Através desses dispositivos que concentram os chips ou SIM Cards, as empresas podem reduzir significativamente o custo que gastam em telefonia móvel, especialmente o custo que gastam em chamadas de números fixos para números da telefonia móvel. Através do roteamento de menor custo, esse equipamento seleciona a conexão telefônica com melhor relação custo-benefício. Antes de efetivar a ligação, é verificado o número que é discado, bem como informações de taxa que é armazenado em uma tabela de roteamento interno.

A chipeira também permite o envio em massa de mensagens SMS, podendo ser facilmente integrados com sistemas CRM (Customer Relationship Management ou Gestão de Relacionamento com o Cliente). Com esse equipamento é garantido a redução de gastos com telefonia em até 75%. O Retorno sobre o Investimento dependerá do modelo de equipamento e volume de chamadas, o que pode variar entre 04 ou 12 meses.

Além dessas tecnologias apresentadas, existem muitas outras que poderão ajudar a sua empresa a reduzir custos e também melhorar o desempenho. Por isso, avalie qual tecnologia atenderá melhor as necessidades da sua empresa. Não esqueça de analisar a relação custo versus benefício em curto, médio e longo prazo. Projetos e produtos eficientes são investimentos que oferecem melhorias para o dia a dia das companhias e ajudam a diferenciar as que passarão pela crise e as que se perderão no caminho.

O que sua empresa está fazendo para sobreviver à crise? Compartilhe suas sugestões, envie comentários ou solicite mais informações. Nós queremos ouvi-lo.

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