Aprenda a planejar com eficência sua apresentação de videoconferência

Sabemos que a videoconferência é uma ferramenta digital para quem busca realizar conversas, reuniões e apresentações remotas. Sua utilização serve para apresentação de produtos, palestras, reuniões de negócios com clientes, colaboradores e fornecedores, entrevistas de emprego e até mesmo para assistir e dar aulas.

Videoconferências têm se mostrado mais eficientes e econômicas que reuniões presenciais, porque as pessoas se preparam melhor, não atrasam para iniciar e terminar a reunião e evitam deslocamentos economizando tempo e dinheiro. Assim as pessoas passam a ter mais tempo para executar o que foi planejado e definido nas próprias reuniões.

Obter sucesso com esse recurso não depende apenas da capacidade técnica da empresa mantenedora e da qualidade do equipamento, mas também de uma série de fatores, como: planejar, comportamento adequado, roupas, local certo e etc.

Para lhe ajudar, a Meso listou uma série de dicas que facilitarão e deixarão suas apresentações ainda melhores, pois tecnicamente temos a certeza de que com a Lifesize será um sucesso.

Organizando sua apresentação:

Antes de iniciar uma apresentação com a videoconferência é necessário que todos os detalhes sejam planejados, assim você poderá evitar o maior número de falhas.

Planeje seu texto, treine antes e crie um roteiro de sua apresentação. Você também pode responder essas perguntas:

• O que vou apresentar?

• Qual será o local da apresentação?

• Qual é a data da apresentação e tempo de duração?

• Para quem minha apresentação será direcionada?

• Qual é o meu objetivo com a apresentação?

Após responder esses questionamentos, as decisões sobre conteúdo e formato ficarão mais claras. Por exemplo, se a palestra for direcionada para um novo cliente, você deverá acrescentar uma apresentação prévia sobre você e a sua empresa.

Não se esqueça da organização de fala. Algumas pessoas não planejam e quando apresentam querem expor todo o conteúdo de uma só vez. Não faça isso! Coloque cada conteúdo em sua ordem de apresentação, em uma página em branco. Lembre-se que tudo que você escrever aqui precisa estar de acordo com as cinco perguntas que você respondeu anteriormente.

Cuidado com roupas:

Vestuário é parte fundamental de qualquer apresentação, seja ela presencial ou por videoconferência.

Utilize o mesmo traje de negócios que você vestiria caso fosse encontrar com alguém para uma conversa face a face.

A roupa que você usa pode ser uma aliada poderosa no seu marketing pessoal dentro da empresa, já que ela ajuda a revelar a sua identidade. Portanto, a escolha de um estilo próprio é muito importante. Evite exageros!

Evite conversas paralelas durante a apresentação:

Em uma videoconferência, você sempre deve garantir que o outro lado da chamada possa te escutar e falar. Afinal, ouvir também faz parte da boa comunicação. Todos os envolvidos devem falar com calma e clareza. E sempre trabalhe para que apenas uma pessoa fale por vez.

Mantenhas as pessoas visíveis na reunião:

Para facilitar o direcionamento da conversa e para fazer com que todos se envolvam, garanta com que a pessoa que fale fique visível.

Cuidados com o local da videoconferência:

Veja se o local possui um bom isolamento sonoro, permitindo que pessoas possam ser ouvidas mais facilmente. Evite fazer a reunião em locais que exista movimentação de outras pessoas. Não se esqueça de ter todos os itens bem organizados.

Tenha uma conexão de alta capacidade:

Para que você obtenha uma chamada de qualidade na sua videoconferência, a capacidade da conexão de internet deve ser de alta velocidade. Evite o wi-fi e opte pelo cabeamento de rede, pois ele é menos suscetível a problemas de interferência e queda de desempenho.

Domine as ferramentas:

Conheça bem o produto e domine todas as ferramentas que são oferecidas.

Realize testes:

Antes da reunião é importante que você faça uma “chamada teste”. Assim, você poderá evitar futuros problemas e oferecer uma apresentação de qualidade.

Cuidados com o microfone:

Escolha um local mais silencioso e evite barulhos externos. Certifique-se que os níveis de sensibilidade dos microfones devem estar bem calibrados, garantindo a melhor captação de voz.

Escolha uma empresa capacitada e especialista na área:

Realizar a compra de um aparelho de videoconferência pode ser uma tarefa de grande complexidade para companhias que não estão acostumadas com a área. Por isso, escolha uma empresa capacitada no setor, dessa maneira sua chance de dar errado será bem menor.

É importante que se forneça o equipamento de acordo com o perfil corporativo e que também seja oferecido um treinamento para toda a equipe.

Diante dessas necessidades, a Meso Telecom é parceira Gold, Tier 1, fazendo parte de um grupo seleto de integradores que tem a capacidade de conhecer todo o portfólio, de oferecer a melhor solução para seus clientes, de instalar e manter as soluções sofisticadas de videoconferência HD desenvolvidas pela Lifesize, de forma adequada, seja em nuvem ou on premise.

Se você deseja conhecer mais da Lifesize faça agora o pedido de demonstração gratuito. A Meso oferece o profissionalismo e a experiência de nossos colaboradores e a Lifesize oferta a experiência conectada.

Essa é a solução de vídeo mais simples e fácil de usar que coloca todas as pessoas que você precisa na mesma sala e em qualquer momento.

Você está preparado para usar este recurso em sua empresa? E sua empresa já está preparada?

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